Secrétaire médico-social
Secrétaire médico-social : un rôle clé dans le domaine de la santé
Un ou une secrétaire médico-sociale est une professionnelle du domaine de la santé et du social. Elle est d’ailleurs le premier interlocuteur des patients, puisque son rôle est de les accueillir, de les renseigner, mais également de gérer les tâches administratives (planifier les activités : agenda des consultations, admission...) liées au soin. Mais ce n’est pas tout ! Elle tient un rôle phare dans toute structure de santé puisqu’elle s'occupe également de la gestion des dossiers des patients, de la prise de rendez-vous, de la planification des consultations, de la rédaction de courriers et de comptes-rendus médicaux, de la gestion des stocks de fournitures médicales, et enfin des factures et des remboursements. Avec son large panel d’activités, le ou la secrétaire médico-sociale est un professionnel polyvalent. Egalement, elle doit également faire preuve de patience et d'empathie envers les patients, qui peuvent faire face à des situations difficiles et douloureuses. Les softs skills sont en ce sens très importants dans ce métier ouvert aux autres, et où l’humain est au centre.
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Bon à savoir :
Les secrétaires médico-sociaux peuvent travailler dans de nombreuses structures de santé telles que les cabinets médicaux, les cliniques, les hôpitaux, les centres de santé, les maisons de retraite, ou encore les centres médico-sociaux…
Pour résumer ses missions, le ou la secrétaire médico-sociale :
- Accueille des patients, les oriente et les renseigne sur les formalités administratives à effectuer et assure le suivi administratif (dossiers médicaux, convocations..)
- Gère les agendas et planifie les rendez-vous pour les professionnels de santé
- S’occupe des dossiers médicaux et sociaux des patients
- Prend en charge les commandes et le stock de fournitures médicales
- Rédige des courriers médicaux (comptes-rendus de consultation, lettres de liaison avec d'autres professionnels de santé, etc.)
- Accompagne des patients dans leurs démarches administratives et sociales
- S’occupe de la facturation des actes médicaux et de la gestion des remboursements
- Collabore avec les professionnels de santé pour coordonner les soins des patients
- Effectue des tâches administratives (gestion des appels téléphoniques, des emails, du courrier, etc.).
- Peut être amenée à effectuer des opérations de gestion comptable et budgétaire.
- Peut être amenée à coordonner une équipe
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Portrait type d’un(e) secrétaire médico social(e)
Il trouve du travail avec un diplôme de niveau bac
Il a un caractère empathique, organisé, et fait preuve d’une excellente capacité d’écoute.
Il travaille dans le secteur privé ou public, en zone urbaine ou rurale, en France ou à l’international, et avec des horaires variables en journée ou en soirée.
Il gagne entre 1 554€ et 2750 € bruts par mois selon la région, l'employeur et le niveau de responsabilité de la ou le secrétaire médico-social.
Qui recrute des secrétaires médico-sociales ?
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Cabinet médical
Dans un cabinet médical, le secrétaire médico-social assure le bon fonctionnement du secrétariat, de l'accueil et de la gestion administrative de la patientèle.
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Dans un organisme de sécurité sociale (comme la Caisse d'assurance maladie)
Dans un organisme de sécurité sociale, le secrétaire médico-social a en charge la gestion des dossiers de remboursement, de la sphère administrative, mais s'occupe aussi des appels téléphoniques et de l'accueil des patients.
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Les entreprises du secteur de l'assurance
Dans ces entreprises, le secrétaire médico-social a pour principal rôle de gérer l’administratif, de répondre aux appels téléphoniques et de s’occuper des dossiers de remboursement.
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Centre d'imagerie médicale
Dans un centre d'imagerie médicale, le secrétaire médico-social doit gérer la planification des rendez-vous, les dossiers médicaux, la facturation et le remboursement, les appels téléphoniques, la coordination des examens…
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Établissement médical (hôpital, clinique, ...)
Dans un établissement médical, le secrétaire médico-social accueille les patients, gère leurs dossiers médicaux, prépare les rendez-vous médicaux et a à sa charge l’ensemble de la gestion administrative.
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Institut de médecine légale
Le rôle du secrétaire médico-social dans un institut de médecine légale est d'accueillir les visiteurs, de gérer les dossiers médicaux des victimes, de gérer la prise de rendez-vous, de répondre aux appels téléphoniques…
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Les cabinets de médecins généralistes ou spécialistes
Dans les cabinets de médecins, le secrétaire médico-social a pour mission la gestion administrative, les dossiers médicaux, les rendez-vous, et l’accueil des patients.
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Laboratoire d'analyses médicales
Dans un laboratoire d’analyses médicales, le secrétaire médico-social gère la facturation et les remboursements, l'accueil des patients, les appels téléphoniques, les dossiers médicaux…
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Service de santé au travail
Dans un Service de Santé au Travail, le secrétaire médico-social tient la planification des visites médicales, la gestion des dossiers médicaux, la facturation et le remboursement…
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Mais ce n’est pas tout !
Les employeurs sont nombreux à recruter des secrétaires médico-sociales. Vous retrouverez également les structures d'aide à la personne et de services sociaux, mais aussi la Direction départementale des affaires sanitaires et sociales ou encore la Direction Régionale des Affaires Sanitaires et Sociales : autant de structures qui ont besoin de ces professionnels de la santé.
Une question sur un métier, une formation ?
Quelles sont les conditions de travail du secrétaire médico-social ?
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Environnement de travail du secrétaire médico-social
L'environnement de travail du secrétaire médico-social varie en fonction de l'employeur et du type d'établissement médical où il exerce. Par exemple, dans un cabinet médical, le secrétaire médico-social travaille généralement dans un bureau, souvent en open space avec les autres membres de l'équipe médicale comme les médecins ou les infirmiers. Il peut également être amené à se déplacer dans différentes salles pour aider les patients ou organiser les rendez-vous. Autre exemple : dans un laboratoire d'analyses médicales, le secrétaire médico-social travaille la plupart du temps aussi dans un bureau ou un espace dédié, et souvent proche des laboratoires. Il peut également se déplacer pour aider les patients ou organiser les rendez-vous.
Concernant les conditions de travail, dans un hôpital, une clinique ou un centre d'imagerie médicale, le secrétaire médico-social évolue généralement dans un un environnement plus bruyant et plus agité que dans un cabinet médical ou une caisse d'assurance maladie par exemple.
Les tâches du secrétaire médico-social sont variées et exigent une grande polyvalence : les appels téléphoniques, l'accueil des patients, les agendas des médecins, la prise de rendez-vous, les dossiers médicaux, les tâches administratives liées à la facturation ou aux remboursements… De ce fait, bien que ces missions soient stimulantes au quotidien, la nécessité de gérer simultanément plusieurs tâches importantes, couplée à certaines situations difficiles de patients peut engendrer un certain stress.Qu’importe la structure dans laquelle il travaille, le secrétaire médico-social est amené à interagir avec différents tiers : patients, médecins, infirmiers, autres membres du personnel médical, etc. Il doit donc posséder un bon relationnel et apprécier travailler en équipe.
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Cadre hiérarchique
Le cadre hiérarchique du secrétaire médico-social dépend de l'employeur et de l'organisation. Voici deux exemples de structure hiérarchique :
Dans un cabinet médical : Le secrétaire médico-social travaille souvent sous la supervision directe du médecin ou du propriétaire du cabinet, ou bien sous la direction d'un responsable de la gestion administrative.
Dans un hôpital ou une clinique : Le secrétaire médico-social peut être supervisé par un responsable de l'unité ou du département, tel que le directeur des soins infirmiers ou le chef de service.
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Horaires et saisonnalité
Le secrétaire médico-social peut travailler à temps plein ou à temps partiel, en fonction des besoins de son employeur. Les horaires peuvent être réguliers (par exemple, du lundi au vendredi de 9h à 17h) ou alors variables, avec des plages horaires plus larges pour s'adapter aux horaires d'ouverture de l'établissement médical.
Salaire du secrétaire médico-social
Le salaire du secrétaire médico-social dépend de son expérience, du type d'entreprise et du secteur (public ou privé) dans lequel il travaille, mais aussi de la localisation géographique.
Quel est le profil du secrétaire médico-social ?
Qualités majeures
Empathie, disponibilité, capacité d’écoute, patience et bon relationnel sont des qualités essentielles au métier de secrétaire médico-social. Et pour cause, les qualités humaines priment dans une profession du soin, et donc tournée vers les autres.
L’adaptabilité est aussi une qualité importante car les secrétaires médico-sociaux doivent s'adapter aux nouveaux logiciels, technologies et processus de travail.
Le secrétaire médico-social est également organisé, car il doit être capable de gérer plusieurs tâches en même temps sans être dépassé. Autre soft skill majeur : l’esprit d'équipe ! Les secrétaires médico-sociaux sont effectivement amenés à travailler en collaboration avec différents professionnels de santé ainsi que d’autres membres du personnel pour fournir des soins de santé de qualité.
Le secrétaire médico-social doit aussi faire preuve d’une grande discrétion . Et pour cause, il doit respecter la confidentialité des informations des patients et maintenir leur intégrité.
On peut également citer l’autonomie et la gestion du temps : le secrétaire médico-social gère sa propre charge de travail et donc de prioriser ses tâches.
Quant à ses compétences techniques, le secrétaire médico-social :
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- Maîtrise de la terminologie médicale
- Maîtrise de la nomenclature des actes médicaux
- Maîtrise des techniques de saisie avec dictaphone
- Maîtrise des outils bureautiques (pour enregistrer les informations des patients, planifier les rendez-vous et communiquer avec les professionnels de la santé…)
- Maîtrise du mode de prise en charge des actes médicaux
- Connaissance des normes rédactionnelles
- Connaissance des méthodes de classement et d'archivage
- Bases en modalités d'accueil
- Connaissances de la grille de codification Sécurité Sociale
- Gestion administrative et comptable
- Gestion des stocks et des approvisionnements
- Organisation et planification des activités
Expérience
il n'y a pas de diplôme tout indiqué pour exercer la profession de secrétaire médico-social. Cependant, il existe des formations professionnelles de niveau Bac à Bac+2 qui permettent d'acquérir les connaissances et compétences requises.
Avec de l’expérience, un secrétaire médico-social peut évoluer vers un poste de coordinateur responsable de secrétariats médicaux ou encore de technicien d'information médicale (TIM).
Quelle formation pour devenir secrétaire médico-social ?
ll n’existe pas de diplôme d'État spécifique à la profession de secrétaire médico-social. Cependant, il existe de multiples formations professionnelles de niveau bac minimum et jusqu’au Bac + 2 en secrétariat ou sciences médico-sociales.
Bon à savoir : pour les personnes qui désirent travailler dans le secteur public comme en hôpital par exemple, il faudra alors passer un concours de la fonction publique, accessible avec un Bac en poche.
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Evolution professionnelle
Le secrétaire assistant médico-social peut évoluer, avec de l'expérience, vers un poste de coordinateur responsable de secrétariats médicaux ou encore de technicien d'information médicale (TIM).Dans le secteur associatif (social ou médico-social), le secrétaire assistant médico-social peut atteindre la fonction d'assistant de direction.
Situation du métier
Le métier de secrétaire médico-social connaît une forte demande sur le marché du travail. En effet, le vieillissement de la population et l'augmentation des besoins en matière de soins et de santé poussent les établissements de santé à recruter massivement des professionnels du secteur. Dans cette perspective, les secrétaires médico-sociaux soulagent grandement les établissements de santé grâce à leur gestion efficace du champ administratif. Et les employeurs sont nombreux : les cabinets de médecin, les laboratoires d'analyse, les centres d'imagerie médicale, les centres de médecine du travail, les caisses d'allocations familiales, les directions régionales des affaires sanitaires et sociales, en sont des exemples parmi tant d’autres. Par ailleurs, le métier de secrétaire médico-social offre de belles possibilités d'évolution de carrière, notamment vers des postes de chef de service ou de responsable de la gestion administrative des établissements de santé.
Le secteur de la santé et du social
Le secteur de la santé et du social est un poids lourd dans l’économie française, puisqu’il représente environ 10% du PIB de la France. Véritable vivier d’emplois, selon les données de l'Insee pour 2020, les professions de la santé et de l'action sociale étaient les deuxièmes employeurs les plus importants en France, après les services aux entreprises. Cependant, la santé est en crise. En manque criant de personnel, le domaine de la santé a besoin de renforts pour assurer le bon fonctionnement des établissements et une qualité de soin optimale. Preuve de ces manquements, déjà en 2021, les hôpitaux et les établissements médico-sociaux publics enregistraient un taux d’absentéisme de l’ordre de 10 % et entre 2 à 5 % de postes vacants de soignants. Une bonne nouvelle pour les personnes intéressées par ce secteur qui embauche activement !
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Bon à savoir :
Le secteur de la santé est un secteur en constante évolution, avec des innovations technologiques rapides, une demande croissante pour des soins de qualité et une attention accrue aux enjeux environnementaux et sociaux.
3 avantages du métier
- L’insertion professionnelle y est excellente : le secteur de la santé est en constante évolution et a grandement besoin de personnel qualifié !
- Un métier gratifiant qui sollicite de belles qualités humaines comme l’empathie, la capacité d’écoute ou encore l’absence de jugement.
- La possibilité de vous réinventer professionnellement en changeant d’environnement de travail : cabinets médicaux, hôpitaux, laboratoires, des centres de radiologie, services de santé au travail…